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¿Reuniones en Línea aburridas? Puntos de dolor en las reuniones virtuales.

Actualizado: abr 18



Estamos en la segunda semana del mes de abril del 2020, en plena pandemia, en la ciudad de México. Pero no es mi intención hablar de la pandemia como tal sino de los efectos en un hecho en particular, el trabajo remoto.


Si bien no todos los trabajos se pueden hacer desde casa, la planeación del mismo, objetivos y alineación de nuestro equipo sí.


En México el trabajo remoto solo había sido reservado para unos cuantos, para aquellos que estaban en áreas de software o para las empresas trasnacionales, pero aun así no para todos.


La cultura del trabajo en nuestro país se ha reflejado por la cantidad de horas que trabajas y por la cantidad de tiempo que tu jefe te observa en la oficina, es como si no confiaran en nosotros. Esto ha ido cambiando, poco a poco en los últimos años.


Con esta pandemia se aceleró la transformación digital en nuestro país. Para algunos los primeros días fueron diferentes, interesantes; para otros un reto empezar a trabajar así, adaptarse a una nueva rutina de la cual no sabíamos cuánto iba a durar.

Pero al paso de los días ya las reuniones en línea, virtuales; las clases online y trabajo remoto están cansando. La novedad ya pasó y nos está dejando con un reto más fuerte:


-¿Cómo adaptarnos al trabajo remoto en nuestras condiciones, con hijos, con pareja y sin moverse?. En espacios a veces reducidos y con un aislamiento social que no sabemos en qué se va a transformar.

-¿Cómo podemos adaptar nuestro espacio de trabajo dentro de nuestras casas?

-¿Cómo vestirnos para nuestro nuevo trabajo remoto?

¿Qué rituales podemos crear para ser mejores en nuestro trabajo?


Lo cierto es que al menos las reuniones virtuales ya no son interesantes. Nos dejan una sensación de que nos quitan el tiempo, pero esto es porque no se están dirigiendo con una estrategia. Esto si te piden que estes en esa reunión.


¿Qué pasa si tu organizas las reuniones?

-Encuentras que la gente no se está enganchando con la información

-No logran los objetivos

-La información compartida durante la reunion no siempre la entienden en el momento y no es fácil preguntar -¿No sabes como alinear a tu equipo de trabajo de manera remota?

-No estas seguro de que todos estén atendiendo la reunion incluso si estan frente al monitor.


PUNTOS DE DOLOR EN LAS REUNIONES VIRTUALES


(Puedes ver una sesión virtual donde explico mas de este tema usando Visual Thinking

https://youtu.be/_8TBvjdVDjY)


#1. Las reuniones en línea ya no son novedosas

Durante los primeros días de distanciamiento social se empezaron a tener reuniones en línea y eran bastante interesantes. Fue divertido ver a tus compañeros de equipo o clientes en la pantalla, ver sus espacios de trabajo remotos y tomar capturas de pantalla del mosaico de caras para compartir en Instagram.


Después de un par de semanas, la novedad de las reuniones virtuales desapareció. Son cansadas y rutinarias. Incluso pensamos que nos quitan tiempo si no llegamos a objetivos concretos.


#2. Las distracciones están a un click de distancia.

La retención de nuestra mente en la actualidad es baja, con varias reuniones al día es inevitable querer revisar otras cosas en internet. El correo electrónico, un blog, redes sociales... hay mucho que ver mientras del otro lado de la cámara alguien esta hablando.


#3. Es difícil alinear a todo tu equipo.

Seamos sinceros, en reuniones presenciales es difícil lograr alinear al equipo de trabajo, es mucho más difícil de manera virtual.

Las reuniones en linea son más intimas que una llamada telefónica, siguen siendo una forma distante de comunicarse. La pantalla crea una barrera bidimensional haciendo difícil la alineación de la gente. Las reuniones virtuales son un caldo de cultivo para la falta de comunicación, mala interpretación, mensajes mixtos y confusos.

Aunque estén en la misma pantalla, tal vez no están en la misma página.



#4. No se logra un seguimiento eficiente.

Una vez que finaliza una reunión en línea, ¿Qué pasa?, ¿Cómo se ve el seguimiento?


-Frecuentemente nos dicen que las diapositivas de la presentación que vimos nos la enviaran por correo o ya esta en nuestros correos, pero no tienen los cambios, las discusiones que tuvimos ni los acuerdos, y seguramente tienen más de 20 diapositivas.


-Si alguien tomo la minuta, la envía a parte de las presentación en otro correo. -E incluso nos comparten el enlace de la reunion que duró 2 horas, para que volvamos a verla.

En una reunion en línea, el seguimiento efectivo es muy difícil. Comunicar el "por qué" detrás de la reunión y la acción que las personas deben tomar es un gran desafío. Y ese es el objetivo de una reunión ¿cierto? Comunicar información importante, llegar a acuerdos y lograr objetivos por medio de tareas especificas que cada uno debe desarrollar.


#5. Aunque todos se conocen, las reuniones se vuelven impersonales.

Hablamos a todos los asistentes como si habláramos solo con una persona, hay pocas interrupciones y se vuelve indiferente la comunicación. Si nadie me esta viendo a los ojos cuando me habla, puedo pensar que no me hablan a mi.

¿Esto te ha sucedido en alguna reunión?

Ya sea que tu asistes a las reuniones o eres tú quien las organiza.


Si esto te ha pasado y quieres hacer un cambio en tus reuniones, te invito a una mini clase en linea donde te explico como puedes usar Visual Thinking en tus reuniones y juntas de trabajo remotas para hacer la comunicación más eficiente.



Puedes ver una sesión virtual donde explico mas de este tema usando Visual Thinking

https://youtu.be/_8TBvjdVDjY


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